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98年度大型補助及委辦計畫經費報銷交流座談會

98年度大型補助及委辦計畫經費報銷交流座談會

  時間:981119(星期四)下午200分至300

  地點:研究發展處會議室

  參加人員:如附件簽名單

  會議議程:

一、  經費報銷常發生退件原因。

二、  各計畫承辦人員Q & A

三、 散會

  會議紀錄:

一、經費報銷常發生退件原因:

()統一發票相關

1.收銀機開立之統一發票未載明品名、單價、數量及學校統一編號。未載明者,由經手人書寫詳細並簽章。

2.使用大潤發等大賣場開立之統一發票報帳,需檢附出貨明細。

()會議用餐之合理性及憑證報銷

1.依規定:「除為接待外賓,或需利用用膳時間舉行重要會議,或為因應團體勤務之特殊需要,確實無法個別自行外出用餐時,得由機關統籌供應餐盒。」

請確認會議用餐之必要,需於用膳時間舉行會議,無法個別自行外出用膳,始得報支便當費用。

2.日前審核便當單據中發現開立之收據有異,經電洽立據廠商得知並無販售便當。依『支出憑證處裡要點』第三點:「各機關員工向機關申請支付款項,應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實性負責,如有不實,應負相關責任。」

3.店家若為有限公司,應開立統一發票,不應使用免用統一發票收據。

若報帳單據為免用統一發票收據,收據上應蓋有店章,店章內容應有店家名稱、地址及營利事業統一編號。

()報帳金額應注意事項

1.購買物品單價達3,000元以上請先會簽經管組,確認是否列帳管理。

2.經費代墊金額達10,000元以上,請說明代墊原因,並簽章。 

()外縣市出差相關

1.外縣市出差時有搭乘計程車之情事,審計部查核時已指出本校搭乘計程車情形過於浮濫。高鐵或火車車站應有接駁或轉乘其他大眾運輸工具到達目的地,請核實報支該路段大眾運輸工具之票價,避免產生無謂之困擾。

2.參加研討會、說明會、檢討會、研習會等之差旅費,參照『國內出差旅費報支要點』之規定,核給往返之交通費、住宿費及按膳雜費1/2支給繕費。

3.差旅相關表單已更新,11/20起請改用新表單,舊版不受理。並請主持人確認該人員職等及是否為計畫內人員。

4.日前研發處發現有重複報帳之情事,請承辦人員慎加注意。

()教育部不補助項目相關

1.不補助學校場地使用費。

2.不補助行政管理費(包括水電費、燃料費、電話費及設備維護等費用)

3.受教育部補助之機關人員除為實質授課性質講座鐘點費外,不得領出席費、稿費、審查費、工作費、主持費、引言人費、諮詢費等,故請款時請註明該人員職稱及校內或校外人士。

()勞務性質相關

1.請領出席費,請附簽到單。

2.請領稿費,領據上請註明稿費性質及適用教育部補助計畫編制基準表之何項標準。

3.鐘點費及演講費計價方式不同,鐘點費每節50分鐘,演講費以1小時計,不足一小時按比例支給。

4.臨時人員或工讀費請附工作日誌,由單位主管及臨時人員或工讀生簽章。

()其他

1.本校各單位或教師申請研究計畫購買之實體圖書,於經費申請時,請購單請先會圖書館判定是否應將圖書送交圖書館集中管理典藏,並列入圖儀設備帳項。計畫主持人於計畫執行期間,如有研究或教學需要,可依本校「圖書館專案計畫圖書長期借閱辦法」針對該計畫所購買之圖書,向圖書館辦理長期借閱圖書。

2.近年終結帳,各項支出之年終報銷事宜,已於日前以小郵差通知各單位同仁與老師,請依通知辦理。計畫案發票、收據之日期應為期限內,至於核銷結報作業,原則上平時最遲應於期限結束後一個月內完成,惟計畫結束時間若為12/31,仍需於12/31前完成所有核銷作業。

 

  

二、各計畫承辦人員Q & A

()Q:外縣市出差搭乘高鐵或火車攜帶貴重儀器及台北市區洽公可否搭乘計程車?

A:依『國內出差旅費報支要點』第五點:「凡公民營汽車到達地區,除因急要公務者外,其搭乘計程車之費用,不得報支。」外縣市出差搭乘高鐵或火車攜帶貴重儀器及台北市區洽公如為急要公務者,請詳細敘明原因並依規定辦理報銷。

()Q:臨時人員可否出差?

A:依行政院訂頒之『行政院及所屬各機關學校臨時人員進用及運用要點』之規定:「除按日計資之臨時人員不得派遣出差或參加講習外,其他臨時人員則依工作性質,由機關依該要點規定本權責核處出差或受訓。」

()Q:經費申請案件偶有遺失情事發生,可有防範措施?

A:經費申請及核銷案件,數量繁多,其流程涉及申請單位、主持人、系所、學院、總務處、研發處、人事室、會計室、秘書室等單位,內部安全控管須全校通盤考量規範,方能成效。

()Q:教育部計畫案需租借學校場地,惟依教育部補助卓越計畫之規定,不補助學校場地使用費。

A:如確有需要,建請洽總務處辦理。

()Q:教育部計畫案假日辦活動,需支付學校工友加班費,惟教育部不補助該加班費,可否以工讀費支付?

A:依教育部規定:「補助計畫有延長工作時間者,得由機關年度經費核實支領加班費」若確有於假日辦活動之必要,有關工友加班費支領,係屬人事室及總務處權責,請洽該二單位辦理。

 

三、  散會

 

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